+31(0)6 21 277 130 info@adelante-advies.nl

Regels afschaffen: eerste stap op weg naar zelfsturing!

Regels afschaffen

Eén van de belangrijkste redenen om over te stappen op zelfsturing is de frustratie dat de hiërarchische organisatie te star en te log is. Onvoldoende in staat om adequaat in te spelen op het razende tempo waarin de buitenwereld verandert.

Arthur Cremers, gemeentesecretaris van Hollands Kroon zegt het heel helder, als antwoord op mijn vraag waarom Hollands Kroon over is gegaan op zelfsturing:

“Het besef zat er wel wat je ziet dat de samenleving zo snel aan het veranderen is, dat we heel goed wisten: De klassieke ambtenaar, de bureaucratische ambtenaar, overigens ook met de goede dingen – bureaucratie is echt niet alleen maar niet goed: Er zitten bij bureaucratie een aantal hele goede dingen, maar het is absoluut niet het antwoord op de veranderingen in de samenleving. Dat loopt helemaal vast.”

Zelfsturing een te grote stap

Veel van de organisaties waar ik kom herkennen dat wel, het idee dat de wereld zo snel verandert dat er wel anders gewerkt móet gaan worden om relevant te blijven. Vaak hoor ik dan: “We willen voorkomen dat we de V&D van onze branche worden.” Kennelijk is het faillissement van een instituut als Vroom & Dreesmann een aansprekende metafoor voor het onvoldoende aanpassen aan veranderingen, met fatale gevolgen.

Toch is voor veel organisaties de stap naar zelfsturing nog een grote. Dat is begrijpelijk, het is ook een ingrijpende omwenteling die een heel andere mind set van zowel medewerkers als management vergt.

Start met minder regels

Een mooie eerste stap op weg naar zelfsturing kan dan zijn, om overbodige regels af te schaffen. Zelfsturende organisaties kenmerken zich door zo min mogelijk regels. De regels die écht nodig zijn, moeten uiteraard blijven. Maar hoeveel regels zijn er wel niet die eigenlijk geen functie hebben? En die beperken de handelingsvrijheid en daarmee de creativiteit en het ondernemerschap van de medewerkers.

Onze neiging is om zoveel mogelijk vast te leggen in regels. Bij een dienstreis heb je recht op een kop koffie. Als iemand langer dan een week ziek is, krijgt hij een bos bloemen van € 25,-. Declaraties moeten getekend worden door twee managers.

Angst als motivatie voor regels

De vraag is: vanuit welke motivatie leggen we dit allemaal vast? Vaak spelen er twee oorzaken:

  1. De angst voor het ontstaan van willekeur: Pietje kreeg na een week een bos bloemen, Marietje niet (of misschien wel, maar een duurdere dan Pietje). Door de regels vast te leggen hoeft niemand meer na te denken wanneer we bloemen sturen maar hoef je alleen maar het protocol te volgen.
  2. Er is ooit iets mis gegaan (iemand declareerde te veel, een klant kreeg teveel korting) en daarom wordt precies vastgelegd wat er wel en niet mag.

Het is wel te begrijpen, maar krijg je zo het soort organisatie dat je wilt? In een ondernemende organisatie wil je liever dat mensen zelf nadenken en met elkaar in gesprek gaan over wat wel en niet logisch en wenselijk is. Hoezo zou je een kop koffie moeten declareren als je met de auto van Utrecht naar Houten gaat, een reis van ongeveer een kwartier? (Dit overkwam mij ooit toen ik als jonge manager de declaraties van mijn medewerkers moest goedkeuren. Op de vraag waarom deze medewerker die kop koffie had gedeclareerd, die hij zeker niet genuttigd had, zei hij: “Omdat ik er recht op heb.”) Hier zijn ook de waarden weer van belang als richtinggevende elementen voor je organisatie.

Op de muur van het bedrijfsrestaurant

Johan van den Elzen was er als directievoorzitter van Movares pleitbezorger van om de CAO zoveel mogelijk af te schaffen en om in plaats daarvan voor maatwerk oplossingen te kiezen. Zoals hij het zei: het is niet meer uit te leggen dat iemand automatisch een dag verlof krijgt bij het overlijden van een tante, die misschien wel in Canada woont en die hij eigenlijk helemaal niet kent, terwijl iemand geen verlof krijgt als zijn beste vriend overlijdt, voor wie hij tijdens dienst ziekte intensief gezorgd heeft. Maatwerkafspraken dus. En hoe toets je zo’n afspraak? Als je hem op de muur in het bedrijfsrestaurant kunt zetten is het een goede afspraak. Oftewel, als hij transparant is en uit te leggen is.

Welke regels kun je afschaffen?

Het is een mooie exercitie voor ieder team en voor elke organisatie: welke regels zou je nu zo af kunnen schaffen? Welke regels zijn er eigenlijk alleen uit angst dat “anderen” ergens misbruik van maken?

Mijn vraag aan jou: noem eens één regel die jij graag zou afschaffen in jouw organisatie. Zodat we elkaar kunnen inspireren om regel-armer en daardoor slagvaardiger te gaan werken.

Laat een reactie achter

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Blijf op de hoogte! Schrijf je in om elke twee weken nieuwe artikelen te ontvangen over 'anders organiseren'
INSCHRIJVEN